Проект «ЛЕТО С ПОЛЬЗОЙ». НЕДЕЛЯ 6

«Беспокойство вызывается недостатком контроля, организации, подготовки и действий».

Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок. Искусство продуктивности без стресса»

Всё меньше времени остаётся до конца проекта по личной эффективности «Лето с пользой», и это уже 6-я неделя из 8-ми. Спасибо всем за участие и обратную связь, очень приятно в комментариях и сообщениях читать о ваших успехах!

Все статьи проекта можно найти ЗДЕСЬ .

На прошлой неделе мы наводили порядок в социальных сетях, и на примере Фейсбука я рассказала о важных моментах, на которые стоит обратить внимание. Это помогает сократить поток информации, которая буквально обрушивается на человека, стоит только зайти к себе на страницу, и видеть в ленте то, что действительно интересно.

А сегодня я предлагаю перейти к организации нашего физического пространства и разобрать документы. Говорить будем, в первую очередь, о документах, которые хранятся дома, потому что для рабочих бумаг могут устанавливаться специальные правила не только для хранения, но и для уничтожения.

Как бы сильно ни изменилась наша жизнь с приходом интернета, когда большинство вопросов решаются онлайн, много информации по-прежнему хранится в бумажном виде.

Советы в этой статье я даю не только как консультант по планированию, но и с учётом того, что я по профессии юрист и долгое время работой с документами занималась ежедневно.

Во время выполнения этого задания наши основные задачи:

— избавиться от ненужных бумаг;

— удобно организовать оставшиеся документы так, чтобы их можно было быстро найти при необходимости;

— позаботиться о сохранности и безопасности важных документов.

КАК ДОЛГО ХРАНИТЬ ДОКУМЕНТЫ?

— для некоторых документов сроки хранения установлены законом (например, тех, которые касаются налоговой отчётности);

— квитанции и гарантийные талоны на товары следует хранить в течение срока, когда вы можете обратиться к продавцу и производителю за возвратом или заменой;

Ещё одна ситуация, когда такие чеки могут понадобиться, — при разделе имущества. Конечно, не всем приходится с этим сталкиваться, но за время моей юридической практики было немало случаев, когда по причине их отсутствия нельзя было заявить требования на такое имущество.

Безусловно, не стоит впадать в крайности и хранить чек на каждую приобретённую вещь, но, если покупка дорогостоящая и, что важно, была приобретена совместно, можно всё же подстраховаться. Если вдруг такая вещь приходит в негодность, заодно выбросите и документы на неё.

— квитанции об оплате коммунальных услуг стоит хранить в течение периода исковой давности , то есть срока, в течение которого к вам могут быть предъявлены претензии по оплате;

Теоретически можно взять выписку в банке, чтобы подтвердить дату платежа и сумму, но сейчас случаи ликвидации финансовых учреждений встречаются так часто, что я бы на это не полагалась.

КАК ОРГАНИЗОВАТЬ СВОИ БУМАГИ?

— все ценные документы лучше всего хранить вместе. Д аже если возникнет опасная ситуация (например, пожар) их можно быстро вынести из дома;

— документы можно рассортировать по категориям (документы на право собственности; медицинские документы и т.д.);

— если к вам поступал какой-то запрос (например, от проверяющих органов) и вы по нему направляли ответ , стоит сохранить конверт , в котором прислали такой запрос (там указаны даты отправки и получения запроса, что во многих ситуациях очень важно, от них исчисляются сроки для предоставления ответа, подачи жалоб). К конверту с помощью степлера стоит приколоть сам запрос , а потом сверху — копию ответа, которую вы отправили, и почтовую квитанцию. Все эти документы могут понадобиться в таких случаях как обжалование решений, подача иска.

Именно так мы хранили документы в организациях, когда я работала юристом. Сейчас этот подход я применяю и для своих документов.

— довольно удобно хранить документы в папке с прозрачными файлами . Есть и другие варианты: в коробке, в специальном портфеле для документов и т.д.

— папку или коробку лучше подписать , а также указать, какие документы (или за какой период) там хранятся.

— очень много идей по организации документов есть на YouTube и в Pinterest .

ГДЕ ВСЁ ЭТО ХРАНИТЬ?

— в первую очередь стоит позаботиться о безопасности и сохранности важных документов . Их сложно и дорого восстанавливать (в частности, документы на право собственности и т.д.), а есть такие, которые попав в чужие руки, создадут немало проблем (в Америке, где я сейчас живу, один из таких — номер социального страхования, SSN).

— храните документы в недоступном для посторонних и детей месте, а также где они будут в сохранности (не намокнут, не выгорят). Это могут быть верхняя полка шкафа в вашей комнате, сейф и т.д.

— если выбрасываете какие-то документы, убедитесь, что ваша личная информация не станет доступной другим . Лучше всего использовать шредер, но если его нет, просто разорвите такие бумаги на мелкие части.

Надеюсь, что советы из этой статьи помогут вам в организации документов.

ПРОЕКТ «ЛЕТО С ПОЛЬЗОЙ ПРОДОЛЖАЕТСЯ И В СЛЕДУЮЩИЙ ЧЕТВЕРГ МЫ ЗАЙМЁМСЯ ДОМОМ.

Новые статьи будут анонсироваться на моей личной странице , в группе Фейсбук «Бизнес по полочкам» , на моих бизнес-страницах « Елена Бекстер. Консультант по тайм-менеджменту и эффективности» и «Планирование — это просто».

До встречи на страницах моего блога!

Напоминаю, что своими успехами по выполнению задания прошлой недели можно поделиться в комментариях.

Самый активный участник проекта получит от меня в подарок консультацию по тайм-менеджменту и личной эффективности.

Другие полезные статьи в блоге:

пирамида-франклина — **ДОЛГОСРОЧНОЕ ПЛАНИРОВАНИЕ И ПИРАМИДА ФРАНКЛИНА**

mind-maps-2 — КАК ИНТЕЛЛЕКТ-КАРТЫ ПОМОГАЮТ В ПЛАНИРОВАНИИ И В ЖИЗНИ?

* Некоторые ссылки в этом посте партнёрские, это значит, что я получаю небольшую комиссию за рекомендацию товаров или услуг. Это не делает их дороже для покупателей. Полученные средства помогают мне развивать мой блог о планировании и делать его более интересным и полезным для читателей.